Sistem Informasi Manajemen Perhotelan

Tugas kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Dosen Pembimbing : Dr. Agung Hirmantono, SE. M.Ak.

Sistem manajemen hotel atau yang sering disebut Hotel Management System (HMS) adalah sebuah program komputer (hotel software) bertujuan membantu manajemen hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan sehari-hari maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio), pembayaran tamu (guest payment). Dengan adanya sistem ini diharapkan para tamu mendapatkan pelayanan yang lebih baik (good of service). Karena seamakin bagus manejemen suatu hotel dan kemudahan pelanggan untuk mencari informasi tentang hotel tersebut menambah point plus tersendiri.

Aliran data yang dihasilkan sistem ini dapat dibagi tiga katagori:

1. Level paling atas untuk kebutuhan top manajer. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka panjang, sangat tidak pasti, environmental, perencanan dan kebijaksanaan dan laporan yang berbentuk ringkas.
2. Level menengah untuk midle manager. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka menengah, relatif lebih pasti, organizational, pelaksanaan kebijaksanaan dan perencanaan taktis, laporan relatif terperinci
3. Level bawah untuk lower manajer. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka pendek, sedikit pasti, departmental, pelaksanaan aktifitas harian dan pemeliharaan, laporan yang terperinci.

Ruang lingkup sebuah sistem manajemen hotel sangatlah luas, tergantung kelengkapan fitur yang disediakan oleh program tersebut. Kelengkapan itu sendiri sangat tergantung pada type/jenis hotel dan struktur organisasi perhotelan. Sistem manajemen hotel harus dapat menangani pekerjaan :

1. Pada divisi kamar (room devision), terutama bagian kantor depan (front office) dan bagian tata graha (housekeeping).
2. Pada divisi accounting (accounting devision) untuk semua bagian accounting
3. Pada divisi restorant dan bar (bar and restourant division).
4. Pada divisi marketing (marketing devision)
5. Pada divisi teknisi dan peralatan (engginering division)

Program aplkasi hotel ini dirancang untuk memenuhi operasional berbagai jenis usaha hotel, mulai dari hotel biasa, hotel besar, resort, villa dengan sistem penjualan kamar per jam, per paket, perbulan, per tahun, per kamar, atau per gedung. Selain itu, dengan sistem harga kamar yang bervariasi untuk setiap tipe penjualan berdasarkan hari, ataupun berdasarkan agen travel tertentu.

Dengan penggunaan program ini pihak manajemen hotel dapat menghemat sekitar 60 % dari pengeluaran normal untuk penyediaan kertas, pencetakan blanko/formulir yang dipakai dalam internal hotel yang memiliki sifat resistensi arsip 3 bulan.

flowchart pengolahan  data tamu :

 Beberapa penerapan sebagai berikut :

1.       Data

Yang meliputi fasilitas kamar, menu makanan restaurant, bank data tamu dan lain sebagianya   

2.       Transaksi

Yang meliputi administrasi, convention hall, laundry dan lain sebagainya.

3.       Report atau laporan

Yang meliputi Uang Kas Masuk (harian/ bulanan/ tahunan), Penerimaan per petugas kasir, Omset dan Laba (per departemen) dan halainnya.

Asumsi hotel yang menggunakan sistem adalah hotel yang bermanajemen baik.

Manfaat

Adapun keuntungan yang diperoleh dengan adanya penerapan Hotel Management System adalah :

• Memudahkan petugas front office hotel dalam menangani semua informasi kamar, tamu dan pengunjung hotel, serta membuat laporan rutin yang diperlukan. Penghematan waktu dan tenaga dapat mendorong pelayanan tamu dan pengunjung menjadi lebih maksimal.
• Memudahkan Pengelola/Manajer Hotel dalam mengevaluasi kemajuan penerimaan/pendapatan hotel sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan tersebut dalam bentuk promosi atau pelayanan lainnya.
• Dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik terhadap hotel Anda sehingga mereka akan kembali lagi ataupun menginformasikan kepada orang lain tentang kepuasan pelayanan yang diterimanya.